Bestellingen noteren, verwerken, klaarzetten, … Het is een bezigheid waar al snel enkele uurtjes kunnen insluipen. Elke bakker houdt meestal vast aan een eigen systeem en dat werkt ongetwijfeld. Meestal komt daar nog pen en papier bij aan te pas, maar toch vinden steeds meer bakkers de weg naar een digitale manier om hun bestellingen te verwerken. Besteloplossing.be is zo’n kant-en-klaar online bestelsysteem waarmee je je bestellingen makkelijk en snel beheert.
Besteloplossing is een ontwikkeling van Niels Mariën. Een zestal jaren geleden ging hij zelf naar de bakker voor een bestelling. Hij gaf zijn bestelling door die zorgvuldig werd neergepend, betaalde die en ging ’s anderendaags de bestelling ophalen. Met zijn voeling voor IT en een neus voor online systemen vroeg hij zich meteen af of heel dat bestelgebeuren niet eenvoudiger kon. Hij schreef een aantal bakkers aan met de vraag of zij zouden openstaan voor een systeem waarmee ze hun bestellingen online konden afhandelen. Hij kreeg van alle bakkers een positieve reactie en het zaadje voor Besteloplossing was geplant. Opvallend is dat diezelfde bakkers de eerste waren die het systeem probeerden en nu nog steeds klant zijn. Besteloplossing heeft dan ook heel wat troeven die het niet alleen veel eenvoudiger maken voor de bakker, maar ook voor zijn klanten.
.jpg)
Besteloplossing.be zet volledig in op de eigenheid van de bakker. Zo kan je kiezen voor een standaardtemplate of 100% maatwerk.
Het online bestelplatform is heel straight-forward opgebouwd. Het is een full service systeem waarbij je niet alleen je bestellingen registreert via een tablet, maar waarbij je ook je klanten online laat bestellen via een webshop of mobiele app. Besteloplossing is volledig op maat configureerbaar waardoor je de look en feel helemaal kan aanpassen aan de stijl van je zaak. Je bepaalt ook zelf welke producten je aanbiedt en hoe je deze gaat indelen, op welke dagen je bepaalde producten aanbiedt, enz. Door de onbeperkte mogelijkheden biedt het systeem voor elke bakker een complete oplossing aan, ongeacht je een warme of koude bakker bent, verschillende vestigingen hebt, levert aan bedrijven, … en dat maakt het systeem net zo interessant. Het is immers 100% voor bakkers geschreven en ontwikkeld.
Besteloplossing klinkt misschien als muziek in de oren, maar in het begin kan er soms wat extra overtuigingskracht nodig zijn. Daarom gaat Niels meestal persoonlijk langs bij de bakker met een demoversie van Besteloplossing. Zo kunnen ze met eigen ogen zien hoe het werkt en hoe laagdrempelig het systeem is. “Aanvankelijk merk ik een zekere terughoudendheid”, vertelt Niels. “De meeste bakkers hebben een systeem dat goed werkt en dat geeft hen een gevoel dat ze alles goed beheersen en de bestellingen onder controle hebben. Bij sommigen schrikt de technologie hen wat af. Ze vrezen dat ze alles uit handen geven, eenmaal ze een klant online laten bestellen, maar dat is natuurlijk niet zo. Na het zien van de demo, klinkt het al snel: waarom zijn we daar niet eerder mee begonnen”.
Dat was ook het geval bij Tine Vanesch van Patisserie Kwanten-Vanesch. Samen met haar man Jan baten ze al 17 jaar een bakkerij uit in Achel. Enkele jaren geleden kwam daar nog een tweede vestiging bij in Overpelt. Het koppel heeft twee kinderen. “Ik moet toegeven dat ik de overstap naar Besteloplossing eerst wat op de lange baan had geschoven”, begint Tine. “Ik zat vastgeroest in mijn oud systeem en ik moet zeggen dat het hele internetgebeuren me toch wat afschrok”. Alle bestellingen werden dan ook steeds netjes genoteerd met pen en papier. ’s Avonds telde Tine alle bestellingen en die werden dan opnieuw uitgeschreven voor de bakkers. Toen er een tweede vestiging bij kwam, werd het sowieso drukker en moesten ze hun manier van werken toch aanpassen, waarna ze op de kar gesprongen zijn. “We zijn gestart met Besteloplossing op het moment dat ik er volledig klaar voor was”.
Het online bestelsysteem betekent niet alleen een efficiënt beheer van de bestellingen, maar levert ook een enorme tijdswinst op en een sterke administratieve vereenvoudiging.
Het koppel had al een website en daarin werd het online bestelsysteem geïntegreerd zodat voortaan via hun website ook online kon besteld worden. In de winkels zelf worden de bestellingen genoteerd via de tablet. Bij de volledige opzet van het systeem werden ze voortdurend begeleid. Het team van Besteloplossing zorgde voor de volledige integratie van alle producten met bijhorende foto’s en extra kenmerken indien dat nodig was. Besteloplossing zet dan ook volledig in op de eigenheid van de bakker. Zo kan je kiezen voor een standaardtemplate of 100% maatwerk.
Ondanks de ruime openingsuren in beide winkels is het bakkerskoppel enorm onder de indruk van het aantal online bestellingen die ze via de website ontvangen. “Dat hadden we nooit verwacht”, zegt Tine. “We stonden ervan te kijken dat er zoveel mensen zijn die ’s avonds vanuit hun zetel nog een bestelling plaatsen”. Ondanks haar schroom in het begin, merkt ze nu - door er al een tijdje mee te werken - dat dit voor niets nodig was. “Ik had het gevoel dat ik de bestellingen als het ware overgaf aan het internet, maar eigenlijk houd je toch alles in handen en kan je nog nakijken of alles klopt. Integendeel, er worden zelfs heel wat misverstanden vermeden. Alles in de productenlijst klopt en is duidelijk voor alle medewerkers. Dat geeft een geruststellend en zeker gevoel”.
Eén van de grote voordelen van Besteloplossing is dan ook een foutmarge die bijna te herleiden is tot nul. “Alle producten en kenmerken zijn duidelijk weergegeven waardoor de bakker op het einde van de dag een duidelijk overzicht heeft van alle gegevens die hij nodig heeft”, beaamt Niels. Ondertussen zijn Tine, Jan en hun medewerkers helemaal vertrouwd met het systeem. “We zijn er dagelijks mee bezig”, zegt Tine. We willen ons aanbod up to date houden voor de klanten, dus zodra we een nieuw broodje of een nieuw gebakje hebben, nemen we dit meteen op in het systeem zodat het zowel online als in de winkel kan besteld worden”.
Elke bakker die aan de slag gaat met Besteloplossing kan rekenen op een persoonlijke service en een goede begeleiding. “We gaan altijd stapsgewijs te werk en op het tempo van de bakker”, zegt Niels. “In eerste instantie gaan we het systeem stapsgewijs opzetten waarmee we optimaal rekening houden met de wensen van de klant. We importeren alle producten en stellen alles in naar wens: wanneer welke producten te bestellen zijn, de uren wanneer besteld kan worden, de rapportmomenten, enz. Als de klant bijvoorbeeld al een bestelmodule heeft, zetten we dit gratis over naar het systeem van Besteloplossing. Het systeem op zich is zo laagdrempelig uitgewerkt, dat een korte opleiding volstaat om het systeem perfect te beheren”, meent hij.
Het online bestelsysteem betekent niet alleen een efficiënt beheer van de bestellingen, maar levert ook een enorme tijdswinst op en een sterke administratieve vereenvoudiging. Dat kan Tine ook bevestigen. “Ik had nooit verwacht dat ik zou zeggen dat ik blij ben met Besteloplossing, maar toch is het zo”, klinkt het. “Je hoeft geen computergenie te zijn om er mee te werken. Het systeem is heel gemakkelijk in gebruik, zowel voor ons als voor onze klanten die geen drempel ervaren om hun bestelling online in te geven. Het zorgt er ook voor dat de communicatie met de medewerkers anders verloopt. Ook voor hen is immers meteen duidelijk wat kan besteld worden en wat niet. Dus ja, voor ons is Besteloplossing een echte aanwinst, ook omdat het systeem continue bijgewerkt wordt om het nog gemakkelijker en eenvoudiger voor ons te maken”.
En dat is ook zo. Besteloplossing is een systeem dat blijft groeien en uitgebreid wordt en daar geniet de gebruiker ten volle van mee. “De aanpassingen die gebeuren aan het systeem zijn 100% gebaseerd op de feedback van onze klanten en de noden die zij ervaren”, legt Niels uit. Dat kan gaan over heel uiteenlopende functionaliteiten. Zo hebben we timeslots geïntroduceerd. Dat kan een stijging van het aantal bestellingen tijdens bijvoorbeeld drukke feestdagen beter opvangen en lange wachtrijen worden vermeden. Ook tijdens de coronapandemie bleek dit voor heel wat bakkers een interessante manier van werken. Een ander voorbeeld is gericht op bakkers die bijvoorbeeld broodjes leveren aan bedrijven. Via een unieke login kan elk personeelslid van een specifiek bedrijf zijn eigen broodje kiezen en betalen. De bakker kan daarna eenvoudig een lijst oproepen van alle bestellingen die hij er moet leveren. En zo zijn er nog tal van andere voorbeelden”.
Het bestelsysteem tekende onlangs zijn 1 miljoenste bestelling op. Om dat te vieren geeft Bakkers Vlaanderen samen met Besteloplossing GRATIS 25 JAARABONNEMENTEN weg. Dat betekent dat jij – als lid van Bakkers Vlaanderen - één jaar lang het online bestelsysteem gratis kan gebruiken. Zo heb je een jaar lang de tijd om de kracht van het platform te ontdekken.
Wil je kans maken op zo’n jaarabonnement? Ga naar besteloplossing.be/bakkersvlaanderen en vul je gegevens in. Wie weet ervaar jij binnenkort de impact van Besteloplossing voor je zaak.
Meer informatie: www.besteloplossing.be
